中華茶奧會(huì)外場活動(dòng)——航空乘務(wù)茶藝賽
本期《會(huì)議活動(dòng)執(zhí)行手冊》中帶來的是外場模塊的內(nèi)容。對室外活動(dòng)影響最大的因素通常來說是天氣——陰晴雨雪風(fēng)。天氣可能會(huì)影響活動(dòng)的效果乃至活動(dòng)的進(jìn)程與安全，故前期對天氣預(yù)報(bào)的關(guān)注與以及為應(yīng)對各類天氣準(zhǔn)備應(yīng)急預(yù)案也是外場活動(dòng)的重中之重。此外，外場活動(dòng)還需要注意“大型活動(dòng)申報(bào)管理”有關(guān)規(guī)定。
1.一般酒店內(nèi)活動(dòng)，人數(shù)不足以需要備案或可由酒店方完成備案；而外場活動(dòng)，人數(shù)超過備案要求的概率更高。
2.室外布置可能會(huì)出現(xiàn)，“布置地點(diǎn)的管理部門為政府單位”或“布置含空飄等可能超出限高的物料”，故需向有關(guān)部門進(jìn)行備案。
接下來讓我們進(jìn)入正題——外場活動(dòng)執(zhí)行細(xì)則及外場活動(dòng)策劃方案內(nèi)容。
2020杭州豐收節(jié)開幕式外場演出活動(dòng)
外場活動(dòng)前期
1.活動(dòng)臨近時(shí)，時(shí)刻關(guān)注活動(dòng)周期內(nèi)的天氣預(yù)報(bào)；如無嚴(yán)重影響，根據(jù)外場布置情況準(zhǔn)備篷房、雨衣、雨傘等；如影響活動(dòng)正常開展，建議延期舉辦活動(dòng)；
2.如外場布置涉及電子設(shè)備，應(yīng)考慮到可能的惡劣天氣造成的影響，提前準(zhǔn)備好應(yīng)急預(yù)案；
3.超過1000人的大型活動(dòng)及特殊影響的活動(dòng)需向相關(guān)部門進(jìn)行活動(dòng)審批。提前制定好活動(dòng)計(jì)劃，制定大型群眾性活動(dòng)安全工作方案；
4.如有涉及空飄、道旗、充氣拱門等，根據(jù)情況提前向當(dāng)?shù)爻枪軋?bào)備；
5.大型活動(dòng)除了對安保有規(guī)定要求外，還需衛(wèi)生、消防、電力等方面的支持；在確定場地后，根據(jù)實(shí)際情況與衛(wèi)生、消防及電力部門進(jìn)行對接，申請支持。
外場活動(dòng)中期
1.如現(xiàn)場搭建物差異無法調(diào)整，需要求采取必要措施最大限度還原，并盡量調(diào)整位置，不影響活動(dòng)現(xiàn)場整體效果；
2.外場道路兩側(cè)的布置，應(yīng)在活動(dòng)開始前兩小時(shí)完成布置，并根據(jù)指引路線自行測試兩次以上；如發(fā)現(xiàn)擺放錯(cuò)誤或不當(dāng)?shù)奈锪希皶r(shí)調(diào)整其位置；室外指引牌的材質(zhì)較輕時(shí)，需增加配重固定；
3.在室外布置噴繪背景板時(shí)，需注意風(fēng)向，在嘖繪上開風(fēng)口，并增加配重，固定好嘖繪；
4.活動(dòng)當(dāng)天，所有工作人員及支持人員均需持有效憑證入場；
5.做好涉及活動(dòng)當(dāng)日的所有工作人員的用餐、用水的安排；
6.若遇到下雨、大風(fēng)等天氣，還要做好相應(yīng)的防雨及轉(zhuǎn)移場地工作；
7.務(wù)必保障臨時(shí)搭建的設(shè)施、建筑物的安全，消除安全隱患。
2020杭州豐收節(jié)外場活動(dòng)——登豐造集夜市
外場活動(dòng)后期
活動(dòng)結(jié)束后，及時(shí)清理外場區(qū)域內(nèi)的物料，并清點(diǎn)具體數(shù)量。拆卸過程中，仍要注意現(xiàn)場的安全狀況，避免后期工作的隱患發(fā)生；與安保、交通、衛(wèi)生、電力等部門之間涉及費(fèi)用部分，需辦理相關(guān)事宜。
注意事項(xiàng)：客戶應(yīng)當(dāng)在活動(dòng)舉辦前一個(gè)月提出安全許可申請。
