摘要：隨著以辦公自動化、社會信息化為核心的企業檔案管理模式的深入發展，檔案在企業的生產和發展過程中起著越來越重要的作用。企業的不斷改革和發展，檔案在標準化、規范化、科學化的綜合建檔過程中和檔案管理中由單純的存放走向應用、分析的道路，使之更好地為生產服務，還有很多需要研究和解決的實質性問題。

關鍵詞：企業檔案；“五個統一”；信息化建設

1企業檔案存在的問題

1.1企業檔案工作缺乏長期性、連續性的發展規則

企業檔案工作在各級領導的重視下進行了檔案的達標升級工作。但達標工作作為一項運動，一次考試在進行，整個過程加班加點，在短時間內取得了一定的效果，但達標以后，就出現后力不足，沒有長期性和連續性，再由于部分干部對檔案綜合管理的參與程度不夠，對檔案在企業中的重要作用的認識不足，甚至有部分還認為檔案室就是資料沒有地方存放了就放的地方，檔案室在某些人眼中成了廢紙倉庫，造成了檔案工作有領導、無計劃；在任務、無落實；有形式、無效果。檔案工作缺乏應有的長期性和連續性的發展規則。

1.2檔案工作缺乏制度化的管理程序

隨著以辦公自動化、社會信息化為核心的企業檔案管理模式的深入發展，檔案在企業的生產和發展過程中起著越來越重要的作用。企業的不斷改革和發展，檔案在標準化、規范化、科學化的綜合建檔過程中和檔案管理中由單純的存放走向應用、分析的道路，使之更好地為生產服務，還有很多需要研究和解決的實質性問題。下面，筆者就此略談粗淺幾點認識。

一、企業檔案存在的問題

（一）企業檔案工作缺乏長期性、連續性的發展規則

企業檔案工作在各級領導的重視下進行了檔案的達標升級工作。但達標工作作為一項運動，一次考試在進行，整個過程加班加點，在短時間內取得了一定的效果，但達標以后，就出現后力不足，沒有長期性和連續性，再由于部分干部對檔案綜合管理的參與程度不夠，對檔案在企業中的重要作用的認識不足，甚至有部分還認為檔案室就是資料沒有地方存放了就放的地方，檔案室在某些人眼中成了廢紙倉庫，造成了檔案工作有領導、無計劃；在任務、無落實；有形式、無效果。檔案工作缺乏應有的長期性和連續性的發展規則。

（二）檔案工作缺乏制度化的管理程序

當前企業檔案管理不規范主要表現在：一是檔案收集不規范。在收集過程中，制度形同虛設，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確；二是檔案整理不規范。企業近幾年發展較快，新檔案人員不斷進入，檔案人員的專業素質參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內文件目錄順序進行排序組卷，卷內目錄與實際整理文件不相符，卷內資料漏失現象比較普遍。此外，在立卷時間上，有時會累積起來一次立卷，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找利用；三是檔案綜合管理力度不夠。由于現在綜合檔案管理室以一個班組存在，在行政上無法對各大部進行管理，在進行這項工作時，須向主管領導匯報，但主管領導一般都是兼任，本身的各項工作時間都較緊張，檔案人員要想向領導說明一項工作較為困難，各項工作開展起來也較為困難，現在某些部門自設資料庫，給檔案的綜合管理也造成困難。四是檔案利用不規范。檔案管理人員對檔案借閱內松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。

一、企業檔案存在的問題

（一）企業檔案工作缺乏長期性、連續性的發展規則

企業檔案工作在各級領導的重視下進行了檔案的達標升級工作。但達標工作作為一項運動，一次考試在進行，整個過程加班加點，在短時間內取得了一定的效果，但達標以后，就出現后力不足，沒有長期性和連續性，再由于部分干部對檔案綜合管理的參與程度不夠，對檔案在企業中的重要作用的認識不足，甚至有部分還認為檔案室就是資料沒有地方存放了就放的地方，檔案室在某些人眼中成了廢紙倉庫，造成了檔案工作有領導、無計劃；在任務、無落實；有形式、無效果。檔案工作缺乏應有的長期性和連續性的發展規則。

（二）檔案工作缺乏制度化的管理程序

當前企業檔案管理不規范主要表現在：一是檔案收集不規范。在收集過程中，制度形同虛設，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確；二是檔案整理不規范。企業近幾年發展較快，新檔案人員不斷進入，檔案人員的專業素質參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內文件目錄順序進行排序組卷，卷內目錄與實際整理文件不相符，卷內資料漏失現象比較普遍。此外，在立卷時間上，有時會累積起來一次立卷，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找利用；三是檔案綜合管理力度不夠。由于現在綜合檔案管理室以一個班組存在，在行政上無法對各大部進行管理，在進行這項工作時，須向主管領導匯報，但主管領導一般都是兼任，本身的各項工作時間都較緊張，檔案人員要想向領導說明一項工作較為困難，各項工作開展起來也較為困難，現在某些部門自設資料庫，給檔案的綜合管理也造成困難。四是檔案利用不規范。檔案管理人員對檔案借閱內松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。

（三）缺乏運用辦公自動化對檔案管理方法進行更新改造

實踐表明，建立企業綜合評價制度，對促進企業講究經營道德、提高經濟效益、履行社會責任具有重要的推動作用。我國正在進行實行市場體制的各種建設，其間不可忽視建立嚴格、有效的企業綜合評價制度。企業綜合評價制度，一般包括評價基本目標確定、評價指標體系、指標綜合評價方法和公開評價結果四個方面。本文專門研究企業綜合評價指標體系，試圖為統一人們這方面的認識和實務做法提供一些基本思路。

一、評價模式的基本結構

我國目前企業綜合評價指標體系有四套:一是財務評價指標體系，包括八大指標；二是經濟效益評價指標體系，包括十項指標；三是綜合評價指標體系，包括六類十二個指標；四是資本增值保值考評指標體系，包括一個主導指標和若干個輔助指標。前兩個指標體系，由財政部，第三種指標體系是國家經貿委和國家統計局公布的，第四種指標體系來自于國家國有資產管理局的規定。多頭重復，缺乏嚴肅性和有效性，這可能是我國目前企業評價制度存在的比較突出的問題。我們姑且不去深究這些評價制度實際效果如何，就各部門對比所作的說明本身來看，如此多重的企業評價制度實無必要。筆者認為，目前多頭評價企業的狀況必須改變。在中國，對企業進行綜合評價的指標體系，宏觀上只能設置一套，否則，整個企業綜合評價將出現無序混亂、難以規范的局面。

二、評價目標

企業綜合評價的主要目標，是指建立企業綜合評價指標體系及其公開考評制度應起到哪些作用。科學、合理、有效的企業綜合評價制度，應該能有力地促進企業注重財務目標、財務實績和財務紀律。從具體的操作功能上講，企業綜合評價必須具有導向效能，即：它的實施將使企業自覺地兼及長期發展和短期利潤，并能講求經營道德和履行社會責任，嚴格做到遵紀守法。企業綜合評價指標體系的建立，要以充分滿足上述要求為出發點。

企業財務目標，規范意義上說是企業價值最大化，用我們通常的說法，是使企業有較強的發展后勁。對此衡量，一般從兩個方面入手：1.立足過去若干年財務實績指標，看企業是處于發展、停滯或萎縮狀態。2.依據當前企業在技術、人力、產品市場及信息等資源開發上的投入社會責任的履行狀況，看企業前景好壞。財務實績是指企業擁有資源的利用程度和質量，一般以資產流動性、收益性、安全性等指標衡量，這方面國內外已有很多成熟的指標體系可資運用。財務紀律，這是我們以往企業評價中沒有得到應有重視的一個方面。現有的各種企業評價制度之所以沒有取得多大的實效，可能與此直接相關。從理論上分析，企業綜合評價失去了對財務紀律的導向功能，則財務目標和財務實績評價也就只能是形式而最終失去了積極意義。在實踐中，一個企業若不能很好地執行財經紀律，那么，財務實績必然是虛假的，財務目標最終將被架空。因此，離開了企業遵守財經紀律的評價，對企業財務目標和財務實績的評價就肯定是空洞的甚至是毫無意義的。基于此，我們認為，必須把財務紀律納入企業綜合評價范圍。總之，一個科學合理的企業綜合評價指標體系及其評價制度，僅要求企業關注財務目標和財務實績是遠遠不夠的，而且往往無法取得積極的效果，應該具有強烈的促使企業自覺地執行財經紀律的功能。由此，我們明確了企業綜合評價指標體系應包括的三個基本內容：財務目標、財務實績、財務紀律。

財務報告作為企業綜合財務狀況的“代言人”受到了股東、債權人、政府部門等相關利益人的廣泛關注。作為企業“形象代表”的財務報告應具有真實性和可靠性。然而由于多方面的原因和各種利益因素，財務報告正逐漸失去其本來面目。從下面一連串觸目驚心的數字就能看到該問題的嚴重性。震驚世界的安然公司，涉嫌欺詐金額為6億美元，然而與世通和施樂相比相形見絀。世通公司欺詐金額高達38億美元，而施樂則更為驚人——5年虛報60億美元。我國的銀廣夏從1995年的造假利潤200余萬元開始，到2000年竟高達5億多元。這一串串數字的背后是國家經濟的動蕩、社會誠信的喪失和投資者的巨額損失。

所謂財務報告粉飾是指企業為了滿足特定目的需要，對財務報告進行技術處理的過程。財務報告粉飾是企業與各相關利益主體相互“博弈”的結果。因為相關利益主體是多方面的，企業進行粉飾的動機也不盡相同，但主要有以下幾種：為了獲得上市資格；為了取得配股權；為了募集資金；為了減少納稅；為了提高經營業績；為了避免ST或PT處罰。隨著經濟的日益發展，各種高科技金融工具及其金融衍生工具層出不窮，財務報告粉飾行為不僅是高智商、高科技、高水平的活動，而且還具有高創新、高隱蔽、高發展趨勢。所以，有必要對財務報告粉飾行為的防范措施進行研究。

一、完善上市公司的治理結構

所有權和經營權相分離導致了投資者與管理者之間的信息嚴重不對稱，這是產生財務報告粉飾行為的原因之一。由于我國較大部分上市公司是通過國有企業改組上市的，國有企業的所有者缺位、內部控制失靈使得該問題更加突出。加上國有企業經營者并不具備承擔資產責任的能力，他們對國有資產支配權利的獲得不是以自身資產責任能力為前提，國家作為所有者將資產支配權委托出去，最終風險仍由國家（所有者）承擔，這樣就助長了企業經營者違法造假的行為的產生。國有企業的經營者多數由政府和行政主管部門任命，他們一般對上級負責，不承擔資產經營責任。當他們不能改變經營狀況，提升經營業績時就可能通過操縱會計政策粉飾財務報表，以保住自己的位子，并在此基礎上實現自身利益最大化。針對這一情況，國有企業應從以下幾個方面著手：

（一）完善產權制度。一方面，在16字方針即“產權清晰、權責明確、政企分開、管理科學”的指導下，明確國有企業管理者的權利和義務，對他們的業績不能僅以財務指標進行考核，還應考核其領導能力及戰略規劃能力；另一方面，還要盡快建立起符合我國國情的現代企業管理制度，使企業各方面的管理都規范化、程序劃。

（二）建立內部控制制度。企業內部監督機制失靈，勢必使得財務報告粉飾變得暢通無阻，因此，引進獨立董事是必要的。獨立董事應保持獨立性，而不能是一個虛設位子，他們不僅要顧及大股東的權益，更要代表中小股東的利益。另外，認真執行國有企業稽查特派員制度也是完善內部控制制度很重要的一個措施。